Tietosuojakäytäntö

Verkkokaupan www.xlmotors.ee henkilötietojen vastuullinen käsittelijä on KNK Group OÜ (rekisterikoodi 14073391), kotipaikka Sõpruse puiestee 209, Tallinna, Viro, puh. +372 5380 1942 ja sähköpostiosoite info@xlmotors.ee. KNK Group OÜ on henkilötietojen vastuullinen käsittelijä KNK Group OÜ toimittaa maksujen suorittamisessa tarvittavat henkilötiedot valtuutetulle käsittelijälle Montonio Finance OÜ:lle.

Millaisia henkilötietoja käsitellään

− nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
− tavaran toimitusosoite;
− pankkitilin numero;
− tavaroiden ja palvelujen hinta ja maksuihin liittyvät tiedot (ostohistoria);
− asiakastuen tiedot.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään

Henkilötietoja käytetään asiakkaan tilausten hallinnointiin ja tavaran perille lähettämiseen.
Ostohistoriatietoja (oston päivämäärä, tavara, määrä, asiakkaan tiedot) käytetään ostettujen tavaroiden ja palvelujen katsauksen laatimiseen ja asiakasmieltymysten analysointiin. Pankkitilin numeroa käytetään maksujen palauttamiseen asiakkaalle.
Henkilötietoja, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakkaan nimi, käsitellään tavaroiden ja palvelujen tarjoamiseen liittyvien kysymysten ratkaisemiseen (asiakastuki). Verkkokaupan käyttäjän IP-osoitetta tai muita verkkotunnistetietoja käsitellään tietoyhteiskunnan osana olevan verkkokaupan palvelun tarjoamiseen ja verkonkäyttötilaston tekemiseen.

Oikeudellinen perusta

Henkilötietojen käsittely tapahtuu asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen noudattamistarkoituksessa.
Henkilötietojen käsittely tapahtuu juridisen velvollisuuden täyttämiseksi (esim. kirjanpito ja kuluttajariitojen ratkaiseminen).

Vastaanottajat, joille henkilötietoja välitetään

Henkilötietoja välitetään verkkokaupan asiakastuelle ostojen ja ostohistorian hallinnointiin ja asiakasongelmien ratkaisemiseen.
Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite välitetään asiakkaan valitseman kuljetuspalvelun tarjoajalle. Jos kyseessä on lähetillä perille toimitettava tavara, yhteystietojen lisäksi välitetään myös asiakkaan osoite.
Mikäli verkkokaupan kirjanpidon hoitaa palveluntarjoaja, henkilötiedot välitetään palveluntarjoajalle kirjapitotoimenpiteiden tekemistä varten. Henkilötiedot voidaan toimittaa tietotekniikkapalvelujen tarjoajille, mikäli sitä tarvitaan verkkokaupan toimivuuden tai datan ylläpidon varmistamiseksi.

Turvallisuus ja pääsy tietoihin

Henkilötietoja säilytetään veebimajutus.ee:n palvelimissa, jotka sijaitsevat Euroopan unionin jäsenmaan tai Euroopan unionin talousalueeseen liittyneiden valtioiden alueella. Tietoja voidaan välittää maihin, joiden tietosuojan tason Euroopan komissio on arvioinut riittäväksi sekä USA:n yrityksille, jotka ovat liittyneet tietosuojakilpisopimukseen (Privacy Shield). Pääsy henkilötietoihin on verkkokaupan työntekijöillä, jotka saavat tutustua henkilötietoihin ratkaistakseen verkkokaupan käyttöön liittyviä teknisiä kysymyksiä ja tarjotakseen asiakastukipalvelua.
Verkkokauppa käyttää asianmukaisia fyysisiä, organisatorisia ja tietoteknisiä turvakeinoja suojatakseen henkilötiedot sattumanvaraiselta tai laittomalta hävittämiseltä, katoamiselta, muuttamiselta tai luvattomalta pääsyltä niihin sekä julkistamiselta.
Henkilötietojen välittäminen verkkokaupan valtuutetuille käsittelijöille (esim. kuljetuspalvelun tarjoaja ja datan ylläpito) tapahtuu verkkokaupan ja valtuutettujen käsittelijöiden välillä solmittujen sopimusten perusteella. Valtuutetut käsittelijät ovat velvolliset varmistamaan henkilötietojen käsittelyssä asianmukaiset suojakeinot.

Henkilötietoihin tutustuminen ja niiden korjaaminen

Henkilötietoihin saa tutustua ja niitä voi korjata verkkokaupan käyttäjäprofiilissa. Jos osto on suoritettu ilman käyttäjätiliä, henkilötietoihin voi tutustua asiakastuen välityksellä.

Suostumuksen peruminen

Mikäli henkilötietojen käsittely tapahtuu asiakkaan suostumuksen perusteella, asiakkaalla on oikeus perua suostumuksensa ilmoittamalla siitä asiakastuelle sähköpostitse.

Säilyttäminen

Verkkokaupan asiakastilin sulkemisen myötä henkilötiedot poistetaan, pl. mikäli sellaisia tietoja tulee säilyttää kirjanpitoa varten tai kuluttajariitojen ratkaisuun.
Mikäli verkkokaupassa on osto suoritettu ilman asiakastiliä, ostohistoria säilytetään kolmen vuoden ajan.
Maksuihin ja kuluttajariitoihin liittyvien kiistojen yhteydessä henkilötiedot säilytetään, kunnes vaatimus on täytetty tai vanhenemisajan loppuun saakka.
Kirjanpitoa varten tarvittavat henkilötiedot säilytetään seitsemän vuoden ajan.

Poistaminen

Henkilötietojen poistamiseksi tulee ottaa yhteyttä asiakastukeen sähköpostitse. Poistopyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluessa, jolloin tietojen poistokausi täsmennetään.

Siirtäminen

Sähköpostitse esitettyyn henkilötietojen siirtopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa. Asiakastuki toteaa henkilöllisyyden ja ilmoittaa henkilötiedoista, jotka kuuluvat siirrettäviksi.

Suoramarkkinointiviestit

Sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa käytetään suoramarkkinointiviestien lähettämiseen, jos asiakas on antanut siihen suostumuksensa. Mikäli asiakas ei halua saada suoramarkkinointiviestejä, hänen tulee valita sähköpostiviestin lopussa asianmukainen viite tai ottaa yhteyttä asiakastukeen.

Kiistojen ratkaiseminen